定款の認証とは

*こちらは紙ベースの定款の場合です。電子定款の認証についてはこちら

定款の認証とは

まず、「認証」とは、一定の行為が正当な手続きによってなされたことを公の機関が証明することです。そして、「定款の認証」は公証人の権限とされていて、株式会社など一定の法人の定款は、公証人の認証をうけなければ効力を有しません。
つまり、株式会社などの定款はその法人の基礎的なルールを定めた大切なものなので、公証人の認証を受けることで、その内容を証明してもらい、あとあと紛争がおこらないようにするためのものであります。

認証を受ける公証役場

認証を受ける公証役場ですが、どこで認証を受けてもいい、というわけではありません。
「会社の本店の所在地を管轄する法務局(または地方法務局)に所属する公証人」に認証してもらう必要があります。
たとえば、本店を「埼玉県さいたま市」とした場合、管轄する法務局はさいたま地方法務局となり、さいたま地方法務局に所属する公証人に定款の認証をしてもらいます。さいたま地方法務局の管轄は埼玉県なので、埼玉県内の公証役場であればどこでも認証を受けることができます。
会社の本店の所在地を管轄する法務局(または地方法務局)は法務局のサイトで確認することができます。管轄する法務局を調べたら、その法務局に所属する公証役場を日本公証人連合会のサイトで確認します。
こうして定款の認証を受ける公証役場を決定します。

定款の事前チェック

認証を受ける公証役場を決定したら、作成した定款の記載に誤りなどがないか事前にチェックしてもらうことができます。
公証役場へ電話をして、定款の事前チェックをしてもらいたい旨を伝えて、FAXもしくはメールにて送信します。このとき、印鑑証明書や委任状なども送り、記載内容を確認してもらうと確実です。

・定款の認証へ
事前チェックが無事に済んだら、公証役場で認証を受けたい日時を連絡します。指定した日時に公証役場へ出向き、認証を受けます。このとき、発起人が複数いる場合は原則、全員が公証役場へ行く必要があります。
代理人に行ってもらうこともできますが、委任状を作成する必要があります。

必要書類(あくまで紙の定款の認証の場合です。)

  • 定款:3通-定款は作成者全員が署名又は記名押印をして、ホチキスなどで綴じ、各ページに契印をするか、袋綴じにして、綴じ目に契印をします。1通は原本として公証人が公証役場に保存、1通は会社での保管用、1通は登記用、として、3通用意します。
  • 発起人全員の印鑑証明書:各自1通-発行後3ヶ月以内のものでなければなりません。また、役員を兼ねる発起人がいる場合は「原本還付」といって、原本を提示し、コピーを渡して、原本を返還してもらう、という方法をとれば、返してもらった原本を登記申請のときにまた使えるので経済的です。
  • 収入印紙:4万円-収入印紙は公証役場で売っていることは少ないので、事前に郵便局などで買っておくといいと思います。(電子定款の場合は不要です。)
  • 認証手数料等:5万2~3000円-認証の手数料として5万円、謄本代として2~3000円かかります。謄本代は定款の枚数によって変わります。(1枚250円)
  • 発起人の実印-定款の訂正などに備えて、発起人の実印をそれぞれ持っていったほうが良いと思います。

まとめ

以上の流れを簡単にまとめると、

  1. 定款の作成
  2. 定款の事前チェック
  3. 必要書類をそろえ
  4. 公証役場で日時の予約
  5. 公証役場へ行き、認証を受ける

となります。

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